Le 5 regole top per la gestione documentale

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Quanti documenti avete in ufficio? Se la risposta è “tanti” avete sicuramente presente il caos che si può creare nel caso non siano ben organizzati ma solo sparsi in giro. Per evitare l’imbarazzo di non trovare un determinato documento durante l’incontro con un cliente ecco le 5 regole che aiuteranno la vostra gestione documentale nell’ufficio:

  1. Non custodire tutto! Sicuramente ogni giorno dalle tue mani passano centinaia di carte che non hanno però lo stesso valore. Ci sono dei documenti che non servono a nulla alla tua attività di cui potresti benissimo sbarazzarti o riciclare rivolgendoti alle apposite aziende che se ne occupano. In questo modo sarà molto più facile trovare il documento che ti serve senza dover cercare tra carte inutili.
  2. Organizza un metodo per nominare i tuoi file e cartelle. Potresti dividere le cartelle per attività o periodo e sopratutto differenziarli visivamente, magari con degli sticker di colori diversi in modo da poter riconoscere immediatamente i file a prima vista.
  3. Custodisci la documentazione correlata vicina. I contratti, lettere, grafici ecc. legati ad un determinato progetto è opportuno mettere nella stessa cartella, anzi che avere una cartella di presentazioni mischiate. In questo modo la tua ricerca di file sarà molto più immediata.
  4. Scannerizza e carica sul Cloud i file che usi più frequentemente. E’ molto più semplice quando hai i documenti che ti servono a disposizione in qualsiasi momento. Eviti di portare dietro carte inutili, ti pasta il tuo iPad.
  5. Separa il lavoro già svolto da quello in corso. Avrai sicuramente bisogno di consultare molto più spesso i documenti che riguardano quello su cui stai lavorando al momento e potrai tenerli più vicino mentre quelli che non ti servono più oppure solo occasionalmente puoi anche non tenere sotto mano. Anzi, in questo caso sarebbe molto più comodo non tenere questa documentazione proprio in ufficio. Potresti semplicemente affidarla ad uno self storage in modo da avere l’ufficio libero e spazioso.

Vedi? È più semplice di quel che sembra, basta solo un po’ di organizzazione 🙂