5 modi per archiviare i tuoi documenti

Vuoi archiviare i tuoi documenti nel modo giusto? Sicuramente, non hai avuto una cattiva idea! Infatti, è risaputo che il disordine crea confusione e riduce la produttività, anche se si tratta di fogli di carta accumulati o in giro per la stanza. Inoltre, quando c’è disordine in casa, si mettono in secondo piano tutte le fatiche che hai fatto per arredarla: il caos catturerà sempre l’attenzione per primo… pur se al suo fianco sono disposti complementi d’arredo bellissimi! Perciò, è chiaro: dovresti archiviare i tuoi documenti nel modo giusto e tenere tutto in ordine. Ma come?

I primi passaggi e le relative soluzioni

Innanzitutto, ti consigliamo di partire con un decluttering: ti servono proprio tutti i documenti? Se c’è qualcosa che puoi buttare, non esitare a farlo. In secondo luogo, se ancora non l’hai fatto, suddividili per “genere”. In pratica, ad esempio, sarà il caso di tenere i contratti con i contratti, le bollette con le bollette, gli ordini con gli ordini, e così via. E adesso, vediamo quali sono i 5 principali metodi per archiviare i tuoi documenti.

1. In ufficio o a casa

Puoi sistemare i tuoi documenti in faldoni, cartelline o raccoglitori, scrivendo su ognuno di essi cosa contiene e posizionando tutto in modo ordinato.

2. In magazzino, in garage o in cantina

Puoi seguire le indicazioni del punto 1, ma archiviare i tuoi documenti nel tuo magazzino aziendale oppure nel garage o nella cantina di casa.

3. Sul PC

Scannerizzare tutti i documenti cartacei e suddividerli in cartelle è sempre una buona idea: si recupera spazio e si ha la possibilità di inviare tutto in pochi click, ogni qualvolta che se ne presenta il bisogno.

4. Nel World Wide Web

Avvalersi di un cloud nel web per l’archiviazione dei documenti è una soluzione innovativa e molto funzionale. Tuttavia, bisognerà comunque scannerizzare il cartaceo e unirlo ai files digitali.

Fermiamoci un attimo e ragioniamo. I primi due suggerimenti hanno un difetto: i documenti aumenteranno con il tempo e ruberanno spazio alla casa, all’ufficio, al magazzino, al garage o alla cantina. Inoltre, in questi ultimi due luoghi, potrebbero rovinarsi per colpa dell’umidità. I metodi 3 e 4 sono i migliori al momento: andrebbero però abbinati tra loro e insieme al metodo numero 5. Di cosa si tratta?

Creati un archivio cartaceo personalizzato

Sì, questo è il metodo 5, che ti aiuterà ad archiviare i tuoi documenti in modo sicuro. Infatti, potrai avere le copie virtuali sul PC e nel cloud, e quelle cartacee in un self storage a misura… dei tuoi documenti! Esistono box di varie dimensioni, allarmati e videosorvegliati, tra i quali potrai scegliere il tuo, e organizzare tutto come preferisci.

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